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浅谈大型水利工程建设档案管理

0197水利工程2021-07-15 10:59:49


 滕州市马河水库除险加固工程总投资1.12亿元,工期两年半(2002年6月至2004年12月)。作为一项大型水利工程,从立项、审批、设计到开工建设,形成了大量的档案资料,做好这些资料的收集与管理,对促进工程建设,保障水库工程今后的运行与管理,具有十分重要的意义。本文立足马河水库除险加固工程建设,通过对工程建设中档案资料的搜集、管理、利用等方面进行初步探讨,以期对大型水利工程建设中的档案管理工作有所裨益。 

    一、领导重视,确保档案资料的系统性、完整性。 

    马河水库于1960年5月建成蓄水,总库容1.38亿立方米。受当时的技术和条件制约,加之四十多年的运行,水库枢纽工程存在着严重质量隐患。1999年5月26日,枣庄市水利局、计委以枣计农字(1999)125号文向省计委、省水利厅呈报了《关于马河水库保安全工程立项报告》,由此,拉开了水库除险加固工程立项工作的序幕。 

    在申请立项工作中,市、局领导多次明确指示,一定要做好立项过程中产生的档案资料的整理归档工作,确保档案资料的系统性、连续性和完整性。2002年2月22日,水利部淮河水利委员会批复《马河水库除险加固工程初步设计报告》,在组建工程建设处时,同时设立了工程档案管理领导小组,由处主任任组长,有关科室负责人任成员,并明确了一名专职、四名兼职档案管理员,具体负责工程项目资料的整理归档工作。对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、帐册、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料悉数归档。在一线跟班作业的技术人员,坚持做好施工记录,工程阶段验收以后,即将记录移交档案室归档。对一时难以判定的材料,先整理归档,三个月后经主任或分管主任审查后再决定取舍。并利用磁带、光盘、胶卷、实物等多种形式,尽量全面、系统地记录工程建设原貌,展现建设风采。 

    大型水利工程一般都是国家重点工程,其建设规模大、时间长、要求严,在施工中还会创造许多新工艺、新技术,如不及时记录、收集、归档,对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。而详细、全面地记载施工过程,并及时收集归档,没有领导的高度重视,没有施工一线技术人员的认真负责,没有档案管理人员的勤奋敬业,是不可能做到的。 

    二、健章立制,确保档案管理规范化、标准化。 

    为规范档案资料的管理,工程建设处根据国家《档案法》、《保密法》及水利部《科学技术档案管理暂行规定》等有关法规,制订了《档案员岗位责任制》、《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案保密制度》等规章制度,对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面作了严格规定。为提高工程档案管理水平,建设处采取走出去、请进来的办法,派人赴日照水库、跋山水库学习档案管理经验,到市档案局参加档案业务培训,并请档案业务专家指导、帮助建档立册。 

    为改善档案保管条件,该处注重加强档案室建设,配备了铁制橱、灭火器、吸尘器、空调、裱糊等一系列设备,保证档案管理达到防盗、防鼠、防虫等八防要求。同时,还配备了计算机、录像机、照相机等现代化管理设备,基本上实现了档案管理与利用的现代化,使各类档案资料条目清楚,存放有序,管理规范,从未发生过档案资料的丢失、损坏、泄密等现象。 

    对于大型水利工程的建设,在基层工作的同志一般都很少参与,对其中的档案管理更是陌生。因此,工程档案管理人员要不断加强业务学习,注重提高业务素质和工作能力,增强责任心和荣誉感,在工作中注意遵循档案材料形成规律,保持材料之间的有机联系,使大型水利工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。特别在工程档案转入工管单位管理使用以后,要注意从计算机管理入手,利用网络和多媒体技术,丰富信息资源,建立专题数据库,逐步实现档案管理的自动化、现代化,减轻管理人员的工作强度,提高存档质量和工作效率。 

    三、用活档案,发挥档案存史资政的积极作用。 

    除险加固工程开工建设以后,增加了许多新的档案材料,同时,查询、借阅、复制档案资料的工作明显增多。围绕工程建设的实际,档案管理人员广泛收集资料,尽力提供资料,注意用活档案,让档案从工程建设中来,再服务于工程建设中去。在工作中,他们注意腿勤、口勤、手勤,讲究热心、细心、耐心。不论是领导还是一般技术人员查阅档案资料,他们都热情服务,不仅提供直接材料,还根据需要提供相关材料;不仅提供文字材料,还尽量提供图片、录像等直观材料;不仅提供现有工程材料,还相应提供外地优质工程材料。在严格履行审批手续,切实做好安全保密工作的同时,注意发挥档案的服务功能,在服务中收集档案,在服务中完善档案,努力提高档案的管理水平。 

    大型水利工程的效益大,风险也大,其档案资料不同于一般的历史资料,对工程的运行、安全有直接影响。因此,搜集与管理好工程建设时期的档案资料至关重要。同时,要增强服务意识,注重运用、发挥好工程档案,实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的转变,在档案的利用与服务中体现档案价值,维护大型水利工程的安全运行。

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